Biskup Elbląski powołał dwoje współkoordynatorów: s. dr Miriam Bilska CSSJ, ks. dr Piotr Towarek, a do współpracy Michalinę Rozbicką (studentkę komunikacji medialnej). O udział i wypowiedzenie się w ramach synodu biskup zaapelował do wiernych w liście pasterskim, który został odczytany w kościołach diecezji w niedzielę 30 stycznia 2022. Wersję elektroniczną listu zamieszono także na oficjalnej stronie internetowej diecezji oraz na profilu Facebook. Aby ułatwić wypowiedzi w grupach oraz indywidualnie, diecezjalne centrum synodu przygotowało zestaw pytań pomocniczych (w oparciu o wskazania z Vademecum synodu). W dniu 8 lutego 2022 Biskup Elbląski wydał instrukcję o sposobie zwoływania i przeprowadzania spotkań synodalnych. Biskup zwrócił się z prośbą o wotum synodalne do gremiów diecezjalnych: rady kapłańskiej, rady duszpasterskiej oraz kapituły katedralnej. Podobną prośbę skierował do parafialnych rad duszpasterskich oraz funkcjonujących w diecezji organizacji, stowarzyszeń, ruchów i wspólnot.